गोपनीयता नीति

1. सूचना तक पहुंच का अधिकार

1.1 परिचय

1996 का दक्षिण अफ़्रीकी संविधान, राज्य द्वारा रखे गए किसी भी रिकॉर्ड के अनुरोध पर पहुंच के साथ-साथ निजी निकायों द्वारा रखे गए रिकॉर्ड तक पहुंच का वैधानिक अधिकार प्रदान करके, सूचना तक पहुंच के मौलिक अधिकार को मजबूत करता है।

2 का सूचना तक पहुंच को बढ़ावा देने वाला अधिनियम 2000 ("अधिनियम"), जो 9 मार्च को लागू हुआ

2001, दक्षिण अफ्रीका में पारदर्शिता और जवाबदेही के मूल्यों को आगे बढ़ाने का प्रयास करता है और अनुरोधकर्ताओं को रिकॉर्ड तक पहुंच का अनुरोध करने के अपने संवैधानिक अधिकार का प्रयोग करने और उसकी रक्षा करने के लिए तंत्र प्रदान करता है।

अधिनियम किसी निजी निकाय के किसी भी रिकॉर्ड के लिए अनुरोधकर्ताओं के निम्नलिखित वैधानिक अधिकार स्थापित करता है यदि:

• वह रिकॉर्ड उसके किसी भी कानूनी अधिकार के प्रयोग या सुरक्षा के लिए आवश्यक है;
• वह अनुरोधकर्ता सभी प्रक्रियात्मक आवश्यकताओं का अनुपालन करता है; और
• अधिनियम में उल्लिखित किसी भी आधार पर प्रवेश से इनकार नहीं किया गया है।

अधिनियम के संदर्भ में निजी निकायों को उन अनुरोधकर्ताओं की सहायता के लिए एक मैनुअल प्रकाशित करना आवश्यक है जो रिकॉर्ड तक पहुंच का अनुरोध करना चाहते हैं।

1.2 नेमटेक पीएआईए मैनुअल और अनुरोधों के लिए प्रवेश बिंदु की उपलब्धता

यह दस्तावेज़ नेमटेक द्वारा रखे गए रिकॉर्ड तक पहुंच की सुविधा के लिए अधिनियम की धारा 51 की आवश्यकताओं के अनुसार नेमटेक के पीएआईए मैनुअल ("मैनुअल") के रूप में कार्य करता है।

इस मैनुअल की एक प्रति जनता के किसी भी व्यक्ति के लिए वेबसाइट पर पीडीएफ ("पोर्टेबल दस्तावेज़ प्रारूप") संस्करण में उपलब्ध है।  www.nemtek.co.za या इस मैनुअल में निर्दिष्ट सूचना अधिकारी के अनुरोध पर।

नेमटेक अधिनियम की भावना का समर्थन करता है और मानता है कि यह मैनुअल अनुरोधकर्ताओं को उनके अधिकारों का प्रयोग करने में सहायता करेगा।

संक्षेप में मैनुअल निम्नलिखित पर जानकारी प्रदान करता है:

• सूचना अधिकारी का संपर्क विवरण;
• नेमटेक की संरचना और कार्य;
• रिकॉर्ड के विषय और श्रेणियां जो नेमटेक के पास हैं; और
• किसी रिकॉर्ड तक पहुंच का अनुरोध करने के लिए अनुरोधकर्ता द्वारा पालन की जाने वाली प्रक्रिया और मानदंड जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए

1.3 मैं किससे जानकारी तक पहुंच का अनुरोध करता हूं

अधिनियम में यह प्रावधान है कि अनुरोधकर्ता केवल रिकॉर्ड तक पहुंच का हकदार है यदि रिकॉर्ड किसी अधिकार के प्रयोग या सुरक्षा के लिए आवश्यक है। केवल रिकॉर्ड तक पहुंच के अनुरोध पर ही विचार किया जाएगा, जहां अनुरोधकर्ता ने सूचना अधिकारी को संतुष्ट किया है कि किसी अधिकार का प्रयोग करने या उसकी रक्षा करने के लिए रिकॉर्ड की आवश्यकता है। एक अनुरोधकर्ता किसी रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करते समय विभिन्न क्षमताओं में कार्य कर सकता है।

यह अनुरोध दर्ज किए जाने पर ली जाने वाली राशि को प्रभावित करेगा।

अनुरोधकर्ता इस प्रकार अनुरोध कर सकते हैं:

• एक व्यक्तिगत अनुरोधकर्ता जो अपने बारे में रिकॉर्ड का अनुरोध करता है;
• एक एजेंट अनुरोधकर्ता जो उस व्यक्ति की सहमति से किसी अन्य की ओर से रिकॉर्ड का अनुरोध करता है और जहां उस व्यक्ति के कानूनी अधिकार की सुरक्षा के लिए यह आवश्यक है;
• एक तृतीय-पक्ष अनुरोधकर्ता जो उस व्यक्ति की सहमति से किसी अन्य व्यक्ति के बारे में रिकॉर्ड का अनुरोध करता है और जहां उस व्यक्ति के कानूनी अधिकार की सुरक्षा के लिए यह आवश्यक है; और
• एक सार्वजनिक निकाय जो रिकॉर्ड का अनुरोध कर सकता है यदि:
  • यह प्रक्रियात्मक अनुपालन की आवश्यकताओं को पूरा करता है;
  • किसी अधिकार के प्रयोग या संरक्षण के लिए रिकॉर्ड आवश्यक है; और
  • इनकार करने का कोई आधार मौजूद नहीं है.

1.4 नेमटेक के सूचना अधिकारी धारा 51(1) ए के लिए संपर्क विवरण

मुख्य कार्यकारी अधिकारी ने नेमटेक की ओर से सभी अनुरोधों को संभालने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि अधिनियम की आवश्यकताओं को निष्पक्ष, उद्देश्यपूर्ण और निष्पक्ष तरीके से प्रशासित किया जाता है, अधिनियम के संदर्भ में नीचे दिए गए सूचना अधिकारी को अपनी शक्तियां सौंप दी हैं।

नेमटेक का संपर्क विवरण

सूचना अधिकारी: गिज़ेल मैक इंटायर
भौतिक पता: नॉर्थराइडिंग कमर्शियल पार्क, स्टैंड 251, ऐंट्री एवेन्यू, नॉर्थराइडिंग, रैंडबर्ग, दक्षिण अफ्रीका
डाक पता: पोस्टनेट सुइट 328, प्राइवेट बैग एक्स3, नॉर्थराइडिंग, 2162, दक्षिण अफ्रीका
फ़ोन: +27 (0) 11 462 8283/4
फैक्स: +27 (0) 11 462 7132/8844
ईमेल:                            hr@www.nemtek.co.za

1.5 गोपनीयता और सूचना तक पहुंच नीति

नेमटेक तीसरे पक्ष द्वारा उसे प्रदान की गई जानकारी की गोपनीयता की रक्षा करेगा, जो कि किसी भी लागू कानून या जानकारी के प्रकटीकरण की आवश्यकता वाले अदालती आदेश के संदर्भ में जानकारी का खुलासा करने के लिए नेमटेक के दायित्वों के अधीन है। यदि किसी ऐसे रिकॉर्ड तक पहुंच का अनुरोध किया जाता है जिसमें किसी तीसरे पक्ष के बारे में जानकारी होती है, तो नेमटेक अनुरोध के बारे में सूचित करने के लिए इस तीसरे पक्ष से संपर्क करने का प्रयास करने के लिए बाध्य है।

यह तीसरे पक्ष को पहुंच के लिए सहमति देकर या पहुंच से इनकार क्यों किया जाना चाहिए इसका कारण बताकर जवाब देने का अवसर देता है। ऐसी स्थिति में जब तीसरा पक्ष पहुंच के समर्थन या इनकार के कारण प्रस्तुत करता है, तो सूचना अधिकारी यह निर्धारित करने में इन कारणों पर विचार करेगा कि पहुंच प्रदान की जानी चाहिए या नहीं।

1.6 धारा 51 (1)(बी)(i) पर अनुरोधकर्ताओं को एसएएचआरसी मार्गदर्शन

सूचना नियामक को अधिनियम की धारा 10 के संदर्भ में दक्षिण अफ्रीकी मानवाधिकार आयोग ("एसएएचआरसी") द्वारा संकलित मौजूदा गाइड को अद्यतन करने और उपलब्ध कराने की आवश्यकता है, जिसमें अधिकार का प्रयोग करने के इच्छुक व्यक्ति की सहायता के लिए जानकारी शामिल है। अनुरोधकर्ताओं के लिए अधिनियम की शर्तें और 4 का व्यक्तिगत सूचना संरक्षण अधिनियम 2013 ("POPI अधिनियम")। इसमें अधिनियम के संदर्भ में अधिकार का प्रयोग करने के इच्छुक व्यक्ति की सहायता के लिए जानकारी शामिल है।

एसएएचआरसी गाइड एसएएचआरसी वेबसाइट पर यहां उपलब्ध है: www.sahrc.org.za.

आप एसएएचआरसी से अनुरोध करने में सहायता के लिए किसी अतिरिक्त जानकारी का भी अनुरोध कर सकते हैं।

कृपया किसी भी प्रश्न को यहां निर्देशित करें:

Thई दक्षिण अफ़्रीकी मानवाधिकार आयोग: पीएआईए इकाई

भौतिक पता: फोरम 3, ब्रैमपार्क ऑफिस पार्क, ब्रैमफ़ोन्टेन
डाक पता: प्राइवेट बैग 2700 हॉटन, 2041
फ़ोन: +27 (0) 11 877 3600 (प्रधान कार्यालय)
+27 (0) 11 877 3750 (जीपी कार्यालय)
फैक्स: +27 (0) 11 403 0684
ईमेल:                            info@sahrc.org.za
वेबसाइट:                       www.sahrc.org.za

2. एनEMटेक'एस संरचना

2.1 दायरा

यह मैनुअल नेमटेक के संबंध में तैयार किया गया है, जिसमें संबंधित संस्थाएं और/या पूर्ण स्वामित्व वाली सहायक कंपनियां शामिल हैं जैसा कि अनुबंध ए में दर्शाया गया है।

इस मैनुअल के दायरे में दक्षिण अफ्रीका के बाहर नेमटेक के संचालन शामिल होंगे और यह नेमटेक द्वारा अपने पंजीकृत कार्यालय और विभिन्न परिचालनों में रखे गए रिकॉर्ड के संबंध में एक संदर्भ प्रदान करने का काम करेगा।

2.2 नेमटेक की प्रोफ़ाइल और संरचना

नेमटेक इलेक्ट्रिक फेंसिंग उत्पादों का आपूर्तिकर्ता है। नेमटेक कृषि, पशु नियंत्रण, औद्योगिक, वाणिज्यिक और आवासीय सुरक्षा बाड़ लगाने में अनुप्रयोगों के लिए एनर्जाइज़र और बाड़ लगाने के हार्डवेयर की एक पूरी श्रृंखला का निर्माण और आपूर्ति करता है।

3. अभिलेखों की श्रेणियाँ

3.1 स्वचालित प्रकटीकरण: धारा 51 (1)(बी)(ii) रिकॉर्ड जनता के लिए स्वचालित रूप से उपलब्ध हैं

निम्नलिखित रिकॉर्ड पुनरुत्पादन के लिए निर्धारित शुल्क के भुगतान पर नेमटेक के पंजीकृत कार्यालय में स्वचालित रूप से उपलब्ध हैं।

• नेमटेक से संबंधित दस्तावेज़ीकरण और जानकारी जो कंपनियों के पास है और

अनुभाग में निर्धारित आवश्यकताओं के अनुसार बौद्धिक संपदा आयोग

25 के कंपनी अधिनियम 71 के 2008.

• उत्पाद और प्रचार ब्रोशर
• समाचार और अन्य विपणन जानकारी

3.2 विधायी आवश्यकताएँ: धारा 51 (1)(बी)(iii) अधिनियम के तहत अनुरोध के बिना रिकॉर्ड स्वचालित रूप से उपलब्ध नहीं होते हैं।

रिकॉर्ड्स को नेमटेक पर लागू ऐसे अन्य कानूनों के अनुसार रखा जाता है, जिनमें शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं:

• 94 का बैंक अधिनियम 1990
• रोजगार की बुनियादी शर्तें अधिनियम 75 का 1997
• 53 का व्यापक-आधारित काला आर्थिक सशक्तिकरण अधिनियम 2003
• सिविल कार्यवाही साक्ष्य अधिनियम, 1965 (25 का अधिनियम 1965)
• 71 का कंपनी अधिनियम 2008
• व्यावसायिक चोटों और बीमारियों के लिए मुआवजा अधिनियम 130 का 1993
• 89 का ​​प्रतिस्पर्धा अधिनियम 1998
• 108 का दक्षिण अफ़्रीका संविधान अधिनियम 1996
• 98 का कॉपीराइट अधिनियम 1987
• 68 का उपभोक्ता संरक्षण अधिनियम 2008
• 51 का आपराधिक प्रक्रिया अधिनियम 1977
• सीमा शुल्क और उत्पाद शुल्क अधिनियम, 1964
• विलेख रजिस्ट्री अधिनियम 57 का 1937
• 114 का ​​ऋण संग्रहकर्ता अधिनियम 1998
• 25 का इलेक्ट्रॉनिक संचार और लेनदेन अधिनियम 2002
• 55 का ​​रोजगार समानता अधिनियम 1998
• 2 का वित्त अधिनियम 2007
• 58 का आयकर अधिनियम 1962
• 24 का दिवाला अधिनियम 1936
• 66 का श्रम संबंध अधिनियम 1995
• 52 का ​​दीर्घकालिक बीमा अधिनियम 1998
• 32 का मजिस्ट्रेट न्यायालय अधिनियम 1944
• 71 का गैर-लाभकारी संगठन अधिनियम 1997
• 85 का व्यावसायिक स्वास्थ्य और सुरक्षा अधिनियम 1993
• 57 का पेटेंट अधिनियम 1987
• 24 का पेंशन निधि अधिनियम 1956
• सूचना संरक्षण अधिनियम, 84 की संख्या 1982
• अल्पावधि बीमा अधिनियम. 53 का ​​1998
• 97 का ​​कौशल विकास अधिनियम 1998
• कौशल विकास लेवी अधिनियम 97 का 1999
• 34 का दक्षिण अफ़्रीकी राजस्व सेवा अधिनियम 1997
• 6 का सांख्यिकी अधिनियम 1999
• सेवानिवृत्ति निधि पर कर 38 का अधिनियम संख्या 1996
• 57 का ट्रस्ट संपत्ति नियंत्रण अधिनियम 1988
• 63 का बेरोज़गारी बीमा अधिनियम 2001
• 89 का मूल्य वर्धित कर अधिनियम 1991

हालाँकि नेमटेक ने आपको अपनी सर्वोत्तम क्षमता के अनुसार लागू कानूनों की एक सूची प्रदान की है, लेकिन संभव है कि उपरोक्त सूची अधूरी हो।

जब भी यह हमारे ध्यान में आता है कि मौजूदा या नया कानून अनुरोधकर्ता को अधिनियम में निर्धारित आधार के अलावा किसी अन्य आधार पर पहुंच की अनुमति देता है, तो हम तदनुसार सूची को अपडेट करेंगे।

3.3 नेमटेक द्वारा रखे गए रिकॉर्ड: धारा 51 (1)(बी)(iv) रिकॉर्ड विषय और श्रेणियां

3.3.1 कॉर्पोरेट मामले और संचार

• मीडिया विज्ञप्ति
• समाचार पत्र और प्रकाशन
• कॉर्पोरेट सामाजिक निवेश
• सार्वजनिक कॉर्पोरेट रिकॉर्ड
• मान्यता प्राप्त कौशल विकास प्रदाता रिकॉर्ड्स

3.3.2 कॉर्पोरेट सचिवालय और शासन

• लागू वैधानिक दस्तावेज़
• वार्षिक रिपोर्ट
• निदेशक मंडल और बोर्ड समिति संदर्भ की शर्तें
• आचार संहिताओं
• कानूनी अनुपालन रिकॉर्ड
• निगमन का ज्ञापन
• नीतियाँ व प्रक्रियाएं
• प्रमाणपत्र साझा करें
• शेयरधारक समझौते
• रजिस्टर साझा करें
• प्रासंगिक प्राधिकारियों को वैधानिक रिटर्न
• बैठक के कार्यवृत्त
• पत्र - व्यवहार
• जोखिम सुरक्षा और बीमा रिकॉर्ड

3.3.3 वित्त एवं कराधान

• नीतियाँ व प्रक्रियाएं
• लेखा अभिलेख
• वार्षिक वित्तीय विवरण
• ऑडिट रिपोर्ट
• पूंजीगत व्यय रिकॉर्ड
• निवेश रिकार्ड
• चालान और विवरण
• प्रबंधन रिपोर्ट
• क्रय रिकार्ड
• बिक्री और आपूर्ति रिकॉर्ड
• कर रिकॉर्ड और रिटर्न
• लेन-देन संबंधी रिकॉर्ड
• लेनदार और देनदार रिकॉर्ड

3.3.4 मानव संसाधन

• शिक्षा और प्रशिक्षण रिकॉर्ड
• कर्मचारी लाभ रिकार्ड
• रोजगार संपर्क
• कर्मचारी जानकारी
• नीतियाँ व प्रक्रियाएं
• रिकार्ड छोड़ें
• चिकित्सा सम्बन्धी रिकार्ड्स
• पेंशन और सेवानिवृत्ति फंडिंग रिकॉर्ड
• अध्ययन सहायता योजना/योजनाएँ
• कर्मचारियों का टैक्स रिटर्न
• यूआईएफ रिटर्न
• कर्मचारी ऋण

3.3.5 सूचना प्रौद्योगिकी

• करार
• आपदा वसूली
• हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर पैकेज
• नीतियाँ व प्रक्रियाएं
• आंतरिक सिस्टम समर्थन और प्रोग्रामिंग
• लाइसेंस
• ऑपरेटिंग सिस्टम

3.3.6 बौद्धिक संपदा

• बौद्धिक संपदा से संबंधित समझौते
• कॉपीराइट

3.3.7 कानूनी

• किसी भी वास्तविक या लंबित मुकदमे, मध्यस्थता, या जांच से संबंधित शिकायतें, दलीलें, संक्षिप्त विवरण और अन्य दस्तावेज़
• सामग्री लाइसेंस, परमिट और प्राधिकरण

3.3.8 बिक्री, विपणन और संचार

• ब्रोशर, समाचार पत्र और विज्ञापन सामग्री
• क्लाइंट की सूचना
• विपणन ब्रोशर
• मार्केटिंग स्ट्रेटेजीज
• उत्पाद ब्रोशर
• नीतियाँ व प्रक्रियाएं

4. पॉपी अधिनियम के संदर्भ में व्यक्तिगत जानकारी का प्रसंस्करण

4.1 डेटा विषयों की व्यक्तिगत जानकारी का प्रसंस्करण: धारा 51 (1)(सी)(i)

नेमटेक निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए डेटा विषयों की व्यक्तिगत जानकारी ("जीवित प्राकृतिक व्यक्ति या मौजूदा न्यायिक व्यक्ति जिससे जानकारी संबंधित है") संसाधित करता है:

• लागू कानून के संदर्भ में अपने वैधानिक दायित्वों को पूरा करना;
• नेमटेक को प्रदान की गई जानकारी का सत्यापन
• किसी ग्राहक को अनुबंधित रूप से सहमत सेवाएँ प्रदान करने के लिए आवश्यक जानकारी प्राप्त करना
• ग्राहकों, ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, सेवा प्रदाताओं, कर्मचारियों, निदेशकों और अन्य तृतीय पक्षों के लिए संविदात्मक दायित्वों की निगरानी, ​​रखरखाव और प्रबंधन;
• विपणन और विज्ञापन;
• शिकायतों का समाधान और ट्रैकिंग;
• नेमटेक के परिसर में संपत्तियों, कर्मचारियों और आगंतुकों की निगरानी और सुरक्षा करना;
• नेमटेक के व्यावसायिक उद्देश्यों को पूरा करने के लिए ऐतिहासिक रिकॉर्ड रखना, अनुसंधान और रिकॉर्डिंग आँकड़े आवश्यक हैं।

4.2 संसाधित व्यक्तिगत जानकारी की श्रेणियाँ: धारा 51 (1)(सी)(ii)

नेमटेक निम्नलिखित श्रेणियों के डेटा विषयों की व्यक्तिगत जानकारी संसाधित कर सकता है। इसमें वर्तमान, अतीत और संभावित डेटा विषय शामिल हैं:

• ग्राहक और कर्मचारी, प्रतिनिधि, एजेंट, ठेकेदार, और ऐसे ग्राहकों के सेवा प्रदाता;
• नेमटेक के आपूर्तिकर्ता, सेवा प्रदाता और विक्रेता और ऐसे आपूर्तिकर्ताओं और सेवा प्रदाताओं के कर्मचारी, प्रतिनिधि, एजेंट, ठेकेदार और सेवा प्रदाता;
• नेमटेक के निदेशक और अधिकारी;
• शेयरधारक;
• नौकरी के आवेदक;
• नेमटेक के किसी भी परिसर में आने वाले आगंतुक;
• शिकायतें, संवाददाता और पूछताछ; और
• NQF और SAQA अधिनियमों से संबंधित शिक्षार्थी की जानकारी।

4.3 संसाधित की गई व्यक्तिगत जानकारी की प्रकृति: धारा 51 (1)(सी)(ii)

ऊपर सूचीबद्ध डेटा विषयों के संबंध में संसाधित की गई व्यक्तिगत जानकारी की प्रकृति में शामिल हो सकते हैं:

• नाम, पहचान संख्या, प्रतीक, ईमेल पता, भौतिक पता, टेलीफोन नंबर, स्थान की जानकारी, ऑनलाइन पहचानकर्ता, या व्यक्ति को अन्य विशेष असाइनमेंट;
• बॉयोमीट्रिक जानकारी;
• डेटा विषय की शिक्षा या चिकित्सा, वित्तीय, आपराधिक या रोजगार इतिहास से संबंधित जानकारी;
• डेटा विषय की जाति, लिंग, वैवाहिक स्थिति, राष्ट्रीय मूल, आयु विकलांगता, भाषा और जन्म से संबंधित जानकारी;
• डेटा विषय की व्यक्तिगत राय, विचार या प्राथमिकताएँ;
• डेटा विषय द्वारा भेजा गया गोपनीय पत्राचार;
• डेटा विषय के बारे में किसी अन्य व्यक्ति की राय के विचार
• मूल्यांकन और अन्य प्रासंगिक जानकारी।

4.4 प्राप्तकर्ता जिन्हें जानकारी प्रदान की जा सकती है: धारा 51 (1)(सी)(iii) नेमटेक निम्नलिखित प्राप्तकर्ताओं को व्यक्तिगत जानकारी प्रदान कर सकता है:

• विनियामक, वैधानिक और सरकारी निकाय;
• आपूर्तिकर्ता, सेवा प्रदाता, विक्रेता, ग्राहक, एजेंट और नेमटेक के प्रतिनिधि;
• नेमटेक के कर्मचारी;
• शेयरधारक और अन्य हितधारक;
• तृतीय पक्ष सत्यापन एजेंसियां ​​और क्रेडिट ब्यूरो;
• संग्रहण एजेंसियाँ;
• बैंक और अन्य वित्तीय संस्थान;
• एनक्यूएफ अधिनियम के संदर्भ में गुणवत्ता आश्वासन परिषदें।

4.5 व्यक्तिगत जानकारी का नियोजित या संभावित सीमा पार प्रवाह: धारा 51 (1)(सी)(iv)

विदेशी न्यायालयों में नेमटेक के कुछ बुनियादी ढांचे की मेजबानी के कारण डेटा विषयों की व्यक्तिगत जानकारी को सीमाओं के पार स्थानांतरित किया जा सकता है। डेटा विषयों की व्यक्तिगत जानकारी को सीमा पार अन्य देशों में भी स्थानांतरित किया जा सकता है जहां नेमटेक की भौतिक उपस्थिति है या वह अपने संविदात्मक दायित्वों के संदर्भ में सेवाएं प्रदान कर रहा है या कार्य कर रहा है।

4.6 व्यक्तिगत जानकारी की गोपनीयता, अखंडता और उपलब्धता सुनिश्चित करने के लिए सुरक्षा उपाय: धारा 51 (1)(सी)(v)

नेमटेक यह सुनिश्चित करने के लिए उचित, उचित तकनीकी और संगठनात्मक उपाय लगातार स्थापित और बनाए रखता है कि उसके कब्जे में या उसके नियंत्रण में व्यक्तिगत जानकारी की अखंडता सुरक्षित है और ऐसी जानकारी अनधिकृत या गैरकानूनी प्रसंस्करण, आकस्मिक हानि, विनाश या क्षति, परिवर्तन से सुरक्षित है। या कानून, उद्योग अभ्यास और आम तौर पर स्वीकृत सूचना सुरक्षा प्रथाओं और लागू होने वाली प्रक्रियाओं में निर्धारित आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए पहुंच।

4.7 व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा से संबंधित विशिष्ट नीतियां

व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा से संबंधित, जैसा कि 4 के व्यक्तिगत सूचना संरक्षण अधिनियम संख्या 2013 में विचार किया गया है, निम्नलिखित नीतियां नेमटेक से प्राप्त की जा सकती हैं:

• व्यक्तिगत सूचना नीति का संरक्षण
• व्यक्तिगत सूचना अवधारण नीति
• डेटा उल्लंघन नीति
• डेटा विषय पहुंच अनुरोध नीति

4.8 किसी डेटा विषय की व्यक्तिगत जानकारी तक पहुंच का अनुरोध करने के लिए उपयोग किया जाने वाला फॉर्म इस मैनुअल के अनुलग्नक बी के तहत फॉर्म 1 है।

4.9 सूचना नियामक का विवरण

भौतिक पता: जेडी हाउस, 27 स्टीमेंस स्ट्रीट, जोहान्सबर्ग, 2001
डाक पता: पीओ बॉक्स 31533, ब्रैमफ़ोन्टेन, जोहान्सबर्ग, 2017
ईमेल पता: शिकायत ईमेल:  शिकायतें.IR@justice.gov.za
सामान्य पूछताछ ईमेल: inforeg@justice.gov.za

5. पहुँच प्रक्रियाएँ और अनुरोध

इस अनुभाग का उद्देश्य अनुरोधकर्ताओं को नेमटेक द्वारा रखे गए रिकॉर्ड तक पहुंच के अनुरोध को सुविधाजनक बनाने के लिए पर्याप्त दिशानिर्देश और प्रक्रियाएं प्रदान करना है।

1. N व्यक्तिगत जानकारी तक पहुंच के लिए अनुरोध, जैसा कि व्यक्तिगत सूचना संरक्षण अधिनियम संख्या में विचार किया गया है। 4 का 2013, नेमटेक की डेटा सब्जेक्ट एक्सेस रिक्वेस्ट पॉलिसी के संदर्भ में निपटाया और निर्धारित किया गया है, जिसे गिजेल मैक इंटायर से प्राप्त किया जा सकता है। hr@www.nemtek.co.za, +27 (0) 11 462 8283/4. अनुलग्नक बी को पूरा करके कंपनी को प्रस्तुत किया जाना है।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि सूचना तक पहुंच के लिए किसी आवेदन को उस स्थिति में अस्वीकार किया जा सकता है जब आवेदन अधिनियम की प्रक्रियात्मक आवश्यकताओं का अनुपालन नहीं करता है। इसके अलावा, एक्सेस अनुरोध फॉर्म को सफलतापूर्वक पूरा करने और जमा करने से अनुरोधकर्ता को स्वचालित रूप से अनुरोधित रिकॉर्ड तक पहुंच की अनुमति नहीं मिलती है।

किसी रिकॉर्ड तक पहुंच के लिए आवेदन कुछ सीमाओं के अधीन है यदि अनुरोधित रिकॉर्ड अधिनियम के भाग 3 अध्याय 4 में निर्दिष्ट एक निश्चित श्रेणी में आता है।

यदि यह उचित रूप से संदेह है कि अनुरोधकर्ता ने भौतिक रूप से गलत या भ्रामक जानकारी प्रस्तुत करके नेमटेक के रिकॉर्ड तक पहुंच प्राप्त की है, तो ऐसे अनुरोधकर्ता के खिलाफ कानूनी कार्यवाही शुरू की जा सकती है।

5.1 एक्सेस फॉर्म के लिए निर्धारित अनुरोध पर मार्गदर्शन: धारा 51 (1)(बी)(iv)

नेमटेक के लिए रिकॉर्ड तक पहुंच को सुविधाजनक बनाने के लिए अनुरोधकर्ता को अनुबंध ए के रूप में संलग्न रिकॉर्ड फॉर्म तक पहुंचने के लिए निर्धारित अनुरोध को पूरा करना होगा। निर्धारित फॉर्म को पूर्ण रूप से पूरा किया जाना चाहिए। ऐसा करने में विफलता के परिणामस्वरूप सारी जानकारी उपलब्ध होने तक प्रक्रिया में देरी होगी।

अधूरे फॉर्म प्राप्त होने के कारण होने वाली देरी के लिए नेमटेक को जिम्मेदार नहीं ठहराया जाएगा। फॉर्म भरते समय निम्नलिखित निर्देशों का उचित संज्ञान लिया जाना चाहिए क्योंकि सूचना अधिकारी किसी रिकॉर्ड तक पहुंच के लिए किसी भी अनुरोध पर तब तक कार्रवाई नहीं करेगा जब तक कि वह संतुष्ट न हो जाए कि सभी आवश्यकताएं पूरी हो गई हैं।

अनुरोधकर्ताओं की पहचान प्रमाणित करने के लिए पहचान का प्रमाण आवश्यक है। यदि अनुरोधकर्ता एक एजेंट अनुरोधकर्ता के रूप में कार्य करता है, तो अनुरोधकर्ता उस व्यक्ति की पहचान का प्रमाण प्रदान करेगा जिसकी ओर से अनुरोध किया गया है, ऐसे व्यक्ति द्वारा अनुरोधकर्ता को दिया गया अधिकार या आदेश और अनुरोधकर्ता की पहचान का प्रमाण जैसा कि ऊपर दिया गया है। .

• प्रत्येक प्रश्न का उत्तर बड़े अक्षरों में लिखें या प्रिंट करें।
• यदि कोई प्रश्न लागू नहीं होता है, तो उस प्रश्न के उत्तर में "एन/ए" बताएं।
• यदि किसी विशेष प्रश्न के उत्तर में बताने के लिए कुछ नहीं है, तो उस प्रश्न के उत्तर में "शून्य" लिखें।
• यदि मुद्रित फॉर्म में किसी प्रश्न का उत्तर देने के लिए पर्याप्त जगह नहीं है, तो फॉर्म से जुड़े एक अतिरिक्त फोलियो पर अतिरिक्त जानकारी प्रदान की जा सकती है।
• जब अतिरिक्त फोलियो के उपयोग की आवश्यकता हो, तो उसके प्रत्येक उत्तर के पहले उस प्रश्न पर लागू शीर्षक लिखें।

5.2 रिकॉर्ड फॉर्म तक पहुंच के लिए निर्धारित अनुरोध प्रस्तुत करना

रिकॉर्ड फॉर्म तक पहुंच के लिए पूरा अनुरोध पारंपरिक मेल, ई-मेल या फैक्स के माध्यम से प्रस्तुत किया जाना चाहिए और सूचना अधिकारी को संबोधित किया जाना चाहिए।

5.3 निर्धारित शुल्क का भुगतान

भुगतान विवरण सूचना अधिकारी से प्राप्त किया जा सकता है और भुगतान सीधे जमा द्वारा किया जा सकता है (कोई क्रेडिट कार्ड से भुगतान स्वीकार नहीं किया जाता है)। भुगतान का प्रमाण प्रदान किया जाना चाहिए. अधिनियम के संदर्भ में चार प्रकार की फीस प्रदान की जाती है:

• अनुरोध शुल्क: जमा करने पर प्रारंभिक, गैर-वापसीयोग्य R57.00 (वैट सहित) देय है। यह शुल्क व्यक्तिगत अनुरोधकर्ताओं पर लागू नहीं है, इसका तात्पर्य ऐसे किसी भी व्यक्ति से है जो उन रिकॉर्डों तक पहुंच चाहता है जिनमें उनकी व्यक्तिगत जानकारी होती है।
• पुनरुत्पादन शुल्क: यह शुल्क स्वचालित रूप से उपलब्ध सभी रिकॉर्ड के संबंध में देय है।
• एक्सेस शुल्क: यदि एक्सेस के लिए अनुरोध सफल होता है तो रिकॉर्ड की खोज, पुनरुत्पादन और/या तैयारी में शामिल लागतों के लिए नेमटेक को प्रतिपूर्ति करने के लिए एक्सेस शुल्क की आवश्यकता हो सकती है और निर्धारित शुल्क के आधार पर गणना की जाएगी।
• जमा: यदि नेमटेक को स्वयं अनुरोधकर्ता के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा रखी गई जानकारी तक पहुंच के लिए अनुरोध प्राप्त होता है और रिकॉर्ड की तैयारी होगी, तो लागू पहुंच शुल्क की राशि का एक तिहाई (1/3) जमा करना देय है। छह (6) घंटे से अधिक समय लें। ऐसी स्थिति में जब अनुरोधित रिकॉर्ड तक पहुंच से इनकार कर दिया जाता है, तो अनुरोधकर्ता को पूरी जमा राशि वापस कर दी जाएगी।

5.4 अधिसूचना

नेमटेक अनुरोध प्राप्त होने के तीस (30) दिनों के भीतर यह तय करेगा कि अनुरोध को स्वीकार किया जाए या अस्वीकार किया जाए और उस आशय के कारणों (यदि आवश्यक हो) के साथ नोटिस दिया जाएगा।

तीस (30) दिन की अवधि जिसके भीतर नेमटेक को यह तय करना है कि अनुरोध को स्वीकार करना है या अस्वीकार करना है, यदि अनुरोध बड़ी मात्रा में जानकारी के लिए है, तो तीस (30) दिनों से अधिक की अवधि के लिए बढ़ाया जा सकता है, या अनुरोध के लिए नेमटेक के किसी अन्य कार्यालय में रखी गई जानकारी की खोज की आवश्यकता है और जानकारी मूल तीस (30) दिन की अवधि के भीतर उचित रूप से प्राप्त नहीं की जा सकती है। यदि कोई एक्सटेंशन मांगा गया है तो नेमटेक अनुरोधकर्ता को लिखित रूप में सूचित करेगा।

5.5 ऐसे रिकार्ड जो ढूंढे नहीं जा सकते या मौजूद नहीं हैं

यदि नेमटेक ने किसी रिकॉर्ड की खोज की है और यह माना जाता है कि रिकॉर्ड या तो मौजूद नहीं है या पाया नहीं जा सकता है, तो अनुरोधकर्ता को एक हलफनामे या पुष्टिकरण के माध्यम से सूचित किया जाएगा। इसमें वे कदम शामिल होंगे जो रिकॉर्ड का पता लगाने के लिए उठाए गए थे।

6. रिकॉर्ड और अपील तक पहुंच से इनकार करने का आधार

6.1 इनकार के लिए आधार: अध्याय 4

तीस (30) दिन की अवधि जिसके भीतर सूचना अधिकारी को अनुरोध का उत्तर देना आवश्यक है, जैसा कि अधिनियम में निर्धारित है, केवल एक बार शुरू होगी जब अनुरोधकर्ता रिकॉर्ड तक पहुंच का अनुरोध करते हुए अधिनियम की सभी आवश्यकताओं का अनुपालन करता है। सूचना अधिकारी की संतुष्टि

अनुरोधों को निम्नलिखित आधारों पर अस्वीकार किया जा सकता है, जैसा कि अधिनियम में निर्धारित है:

• किसी तीसरे पक्ष की गोपनीयता की अनिवार्य सुरक्षा, जो एक प्राकृतिक व्यक्ति है, जिसमें एक मृत व्यक्ति भी शामिल है, जिसमें उस प्राकृतिक व्यक्ति की व्यक्तिगत जानकारी का अनुचित खुलासा शामिल होगा;
• किसी तीसरे पक्ष या नेमटेक की व्यावसायिक जानकारी की अनिवार्य सुरक्षा, यदि रिकॉर्ड में शामिल है:
  • तीसरे पक्ष और/या नेमटेक के व्यापार रहस्य;
  • वित्तीय, वाणिज्यिक, वैज्ञानिक, या तकनीकी जानकारी जिसके प्रकटीकरण से तीसरे पक्ष और/या नेमटेक के वित्तीय या वाणिज्यिक हितों को नुकसान हो सकता है; और किसी तीसरे पक्ष द्वारा नेमटेक को गोपनीय रूप से बताई गई जानकारी, यदि प्रकटीकरण उस तीसरे पक्ष और/या नेमटेक को नुकसान या व्यावसायिक प्रतिस्पर्धा में डाल सकता है।
  • किसी तीसरे पक्ष की कुछ गोपनीय जानकारी की अनिवार्य सुरक्षा यदि रिकॉर्ड के प्रकटीकरण के परिणामस्वरूप समझौते के संदर्भ में उस पक्ष पर विश्वास के कर्तव्य का उल्लंघन होगा;
• व्यक्तियों की सुरक्षा और संपत्ति की सुरक्षा की अनिवार्य सुरक्षा;
• कानूनी कार्यवाही में उत्पादन से विशेषाधिकार प्राप्त अभिलेखों की अनिवार्य सुरक्षा, जब तक कि कानूनी विशेषाधिकार को माफ नहीं किया गया हो; और
• किसी तीसरे पक्ष और/या नेमटेक की अनुसंधान जानकारी की अनिवार्य सुरक्षा।

6.2 अपील

यदि कोई अनुरोधकर्ता सूचना अधिकारी द्वारा रिकॉर्ड के लिए अनुरोध स्वीकार करने से इनकार करने से व्यथित है, तो अनुरोधकर्ता, सूचना अधिकारी के निर्णय की अधिसूचना के तीस (30) दिनों के भीतर, उचित राहत के लिए अदालत में आवेदन कर सकता है।

7. निर्धारित शुल्क: धारा 92

7.1 पुनरुत्पादन शुल्क

जैसा कि ऊपर बताया गया है, पुनरुत्पादन के लिए लागू शुल्क (वैट को छोड़कर) हैं:

• A4 आकार के पेज या उसके भाग की प्रत्येक फोटोकॉपी के लिए R3.90
• R4 से कंप्यूटर या इलेक्ट्रॉनिक में रखे गए A4.80-आकार के पृष्ठ या उसके भाग की प्रत्येक मुद्रित प्रति के लिए
• कंप्यूटर पठनीय रूप में प्रतिलिपि के लिए: कॉम्पैक्ट डिस्क R56.00
• A4-आकार के पृष्ठ या उसके भाग के लिए ऑडियो रिकॉर्ड का प्रतिलेखन - सेवा प्रदाता के उद्धरण पर निर्भर

7.2 अनुरोध शुल्क

जहां अनुरोधकर्ता अनुरोधकर्ता के अलावा किसी अन्य के बारे में जानकारी तक पहुंच के लिए अनुरोध सबमिट करता है, वहां R50.00 (वैट को छोड़कर) का अनुरोध शुल्क अग्रिम रूप से देय होता है।

7.3 प्रवेश शुल्क

लागू शुल्क (वैट को छोड़कर) जो देय होगा:

• A4 आकार के पेज या उसके भाग की प्रत्येक फोटोकॉपी के लिए R3.90
• R4 से कंप्यूटर या इलेक्ट्रॉनिक में रखे गए A4.80-आकार के पृष्ठ या उसके भाग की प्रत्येक मुद्रित प्रति के लिए
• कंप्यूटर पठनीय रूप में प्रतिलिपि के लिए: कॉम्पैक्ट डिस्क R56.00
• A4-आकार के पृष्ठ या उसके भाग के लिए ऑडियो रिकॉर्ड का प्रतिलेखन - सेवा प्रदाता के उद्धरण पर निर्भर

7.4 डाक शुल्क

जहां रिकॉर्ड की एक प्रति पोस्ट करने की आवश्यकता होती है वहां लागू शुल्क के अतिरिक्त वास्तविक डाक शुल्क देय होता है।